В письме Минфина от 01.03.2013 №03-04-07/6189 говорится, что о факте использования всех командировочных расходов, кроме суточных, должно быть представлено документальное подтверждение. Для освобождения компенсирующих выплат от НДФЛ, обо всех расходах, связанных с командировкой, в обязательном порядке нужно будет предоставлять документальные подтверждения.
Суточные, при однодневной командировке, квалифицируются иначе, так как по Трудовому кодексу при командировке, длившейся более суток, существуют дополнительные расходы во время проживания вне места постоянного жительства. Необходимости таких растрат во время однодневной командировки нет.
Минфин согласился с правовой позицией ВАС, принятой не так давно и изложенной в постановлении № 4357/12 от 11.09.2012 г., что такие «суточные», связанные с однодневной командировкой, следует отнести к иным расходам. Расходы, произведенные сотрудником во время однодневной командировки и непосредственно связанные с ней, должны проводиться с ведома или разрешения работодателя.
Минфин считает, что такие выплаты в полном объеме освобождаются от НДФЛ только в случае предоставления документального подтверждения расходов за счет указанных денежных средств.
Если же документальное подтверждение отсутствует, то в таких случаях ВАС распространил на эти «другие траты» требования статьи 217 НК пункта 3, к необлагаемой НДФЛ норме суточных. То есть «иные расходы» или «суточные» не облагаются в размере до 700 рублей в однодневной командировке на территории России, а за ее пределами необлагаемая сумма составит 2500 рублей.