Согласно трудовому законодательству, наниматель должен обеспечить выборные органы, основанные первичными профсоюзными организациями, которые объединяют его сотрудников, бесплатным помещением, в котором будут проводиться заседания, хранится документация.
Также должны быть выделены места, доступные для всех сотрудников, в которых будет возможно разместить информационные блоки. Наряду с этим, если количество сотрудником больше ста человек, то для размещения профсоюзной ячейки должна быть выделена как минимум одна аудитория, имеющая оргтехнику, телефон, свет, отопление и набор нормативно-правовых документов. Остальные условия, способные улучшить деятельность профсоюзной ячейки, должны быть оговорены в коллективном договоре.
В письме от 03.06.2013 года № 03-03-06/4/20244 Министерством финансов было высказано мнение по поводу расходов, которые связаны с помещениями, предоставленными профсоюзной ячейке, а также оргтехникой, связью, и нормативно-правовыми документами. Такие расходы невозможно считать беспричинными, потому как это оговорено в законе. Эти растраты должны быть отнесены к внереализационным расходам (п. п. 20 п. 1 ст.265 Налогового кодекса России), как прочие правомерные расходы.
Ко всему прочему, так как профсоюзные ячейки не управляемы работодателем, то автоматически он не является работодателем и в отношении к тем сотрудникам, которые были освобождены, а также к конкретным сотрудникам профсоюзной ячейки. Оплата труда для таких сотрудников проводится не по трудовому договору, заключенному с нанимателем или по соглашению, носящему гражданско-правовой характер.
В таком случае неправомерным является зачисление выплаченной зарплаты для представителей профсоюзной ячейки от «главной» компании к расходам, которые уменьшают налоговое основание для выплаты налога на прибыль.